По какво познаваш, че е време за лятната почивка? Горещите температури навън са отключили също толкова горещи блянове по екзотични дестинации, а във фейсбук ежедневно те заливат купища снимки от плажове, планини и басейни. Отдолу, сред „лайковете“, други хора като теб пишат „Благородно завиждам!“ или „Ах, вие! А ние тука работим!“. В асансьора срещаш все повече колеги със слънчев загар, а когато изпратиш имейл до повече получатели, поне една трета от тях връщат автоматичен отговор „Извън офиса съм…“. Изводът е един – време е да стегнеш багажа и да се отправиш към заслужената почивка.
Планирането на лятната отпуска обичайно е сериозно занимание, свързано с доста координация – резервиране на хотел, проверка на автомобила или купуване на самолетни билети, набавяне на аксесоари от първа необходимост… Списъкът със задачи е дълъг и е възможно да пропуснем някои на пръв поглед дребни, но също толкова важни подробности, свързани с ежедневната ни работа в офиса. На какво да обърнем внимание, преди да излезем в отпуск? Виж пет неща, които е добре да направиш, преди да се отдадеш на заслужена почивка.
Осигури си заместник в офиса навреме
Пускането на заявка за отпуск и формалното й одобрение от прекия мениджър са минимална, но не и достатъчна предпоставка за старт на ваканцията. Увери се, че в твое отсъствие друг колега ще поеме неотложните ти задачи. Работата не може да спре, просто защото ти си на морето и това важи както за малките фирми, така и за големите международни корпорации. Отдели нужното време, за да предадеш на колегата задачите, по които работиш, и го въвлечи в проектите, в които участваш. Важно е той да се чувства подготвен, ако получи обаждане по един или друг въпрос, свързан с твоята работа.
Довърши малките „висящи“ задачки
Знаеш за какво говоря, нали? Това са онези малки задачки, които винаги отлагаме „за после“, а в края на деня вече са затрупани от по-приоритетните и в крайна сметка остават някъде там, докато им дойде времето. Със сигурност имаш такива. Добра идея е преди отпуска да отделиш време и да приключиш колкото се може повече от тях. Не се знае кога някой ще се сети, че не е получил отговор на свое питане, и му хрумне да ти звънне, за да ти го припомни. Не искаш да ти припомнят нищо, докато ръцете са ти полепнали от слънцезащитен крем на плажа, нали?
Пусни си автоматично съобщение „Извън офиса“
Задължително е в бизнес общуването при тази ежедневна употреба на електронна поща, която властва във всеки офис. Независимо дали отсъстваш за 2-3 дни или си планирал по-дълга почивка, не забравяй да активираш автоматичния отговор на пощенската си кутия. Стандартната информация, която трябва да присъства в такъв отговор, е периодът, в който си извън офиса, както и името и контактите на колегата-заместник. Ако не си от хората, които следят пощата през смартфона си, дори когато са на плажа, най-добре посочи в съобщението, че мейлът няма да бъде редовно проверяван. В случай че работиш или контактуваш с чужденци, желателно е автоматичното съобщение да бъде и на английски (или друг работен) език.
Предупреди партньори и клиенти за отсъствието си
Да си пуснеш автоматично съобщение „Извън офиса“ не е достатъчно, особено когато работата ти е свързана с много общуване. Съгласи се, че не би било приятна изненада за колегите ти от важния проект, по който работиш, или за клиента, с когото имаш чести взаимоотношения, да научат за отсъствието ти от автоматичното известие. Има група хора, които е добре да предупредиш лично, че планираш ваканция – така ще е коректно спрямо тях, а и показва, че държиш на добрата комуникация.
Почисти бюрото и десктопа си
Това може да ти се стори нелепо и напълно излишно. Повярвай ми, изключително полезно е! Ефектът от десетте минути, отделени за извършване на тази дейност, ще усетиш в първия си работен ден след отпуската. Чувството да се завърнеш в офиса на чисто и подредено бюро и да включиш компютъра си, а на десктопа всичко да е на мястото си в съответните папки, е безценно. И си спестяваш поне част от стреса, който обичайно съпътства завръщането след дълго отсъствие.
Тези пет съвета може да ти се сторят подразбиращи се, но истината е, че често забравяме за тях в суматохата около предстоящата отпуска. Опитай се да приложиш на практика тези препоръки и ти гарантирам, че ще имаш по-пълноценна ваканция, в която да се посветиш на удоволствия и релакс, без излишен „шум“ в картината под формата на досадни обаждания, напомняния или въпроси от колеги, партньори и клиенти. Защото, ако човек умее да почива добре, то значи може и да работи добре. Нека лятната ваканция започне сега…
