Срещите заемат изключително важно място в ежедневния ни работен процес. Няма как да ги премахнем напълно, но ако се замислите, те отнемат голяма част от времето ни, без накрая да има реален резултат, което ни оставя усещането, че сме си пропилели деня. И реално наистина е така – ако сте мениджър, е много вероятно да прекарвате между 35% и 50% от времето си на ден в срещи.
Идентифициране на проблемите и най-честите клопки при провеждането на среща
- В някои случаи срещата може да бъде избегната. Вместо да запазвате стая, да съобразявате графиците на колегите си и да губите време, можете просто да решите въпроса с едно телефонно обаждане;
- Често се случва инициаторът на срещата да не е достатъчно подготвен и компетентен по темите, които следва да бъдат обсъждани, което може да се окаже сериозен проблем и да доведе до провал;
- Няма ясно дефинирани и поставени цели, което възпрепятства предприемането на следващи действия по дадена задача или проект;
- Включени са прекалено много хора (над 10), без тяхното присъствие да е наложително;
- Продължават прекалено много време – повече от два часа. Неслучайно учебните часове в училище са по 45 мин. Колкото по-голяма е продължителността на срещата, толкова повече хората се изморяват и губят интерес.
Златни правила и практически съвети по време на среща
- Подгответе дневен ред с въпросите, които искате да бъдат разгледани на срещата и го изпратете предварително на всички, които ще вземат участие в нея. Така хората ще дойдат подготвени и няма да губите излишно време в обяснения и директно ще преминете към обсъждане и търсене на решения.
- Всички материали и документи, свързани с проекта/темата на срещата също трябва да бъдат изпратени предварително;
- Водещият срещата трябва да анонсира темите, които ще се разглеждат, да насочва участниците, да каже какви са очакваните резултати, да следи дали е отговорено на всички предварително поставени въпроси и накрая да обобщи резултатите;
- Темите трябва да са подбрани така, че да засягат и интересуват всички участници, за да могат да изразят мнение и да съдействат активно;
- Препоръчително е да се определят отговорници по всяка тема, които накрая да обобщят постигнатите резултати;
Обобщаване на резултатите и измерване на ефективността
Оценете доколко срещата е била продуктивна и се опитайте да отговорите на следните 2 въпроса:
Кое направихме добре?
Какво трябва да променим при следващата среща, за да постигнем по-добър резултат?
- Ако не си зададете предварителни цели, то цялата среща е била напразна и само сте загубили времето си и това на вашите колеги;
- Отделете малко време след срещата да обобщите и изпратите резултатите на всички участници;
- Прегледайте отново точките, по които сте очаквали да получите някакво развитие и вижте дали сте успели да покриете всички теми. Ако нещо е останало неизяснено, можете да го включите в имейла след срещата;
- Направете проучване. След всяка среща можете да изпращате кратка анкета до всички участници с 3-4 въпроса за това как е протекла. Обратната връзка е важна, за да знаете кое се приема добре и какво трябва да промените. Можете да получите интересни идеи от колегите си, които да приложите на практика при следващата среща.
