Вероятността да прочетете тази статия не е никак голяма. За трите минути, които ви трябват да стигнете до края, ще получите кратко съобщение по телефона, мейлът ви ще сигнализира нови попълнения и ще се хвърлите да ги четете, „Имаш ли минутка“ ще ви пита колегата в офиса… Останете! Тук сме, за да споделим шокиращи факти за загубите на пари, продуктивност и мотивация заради постоянните разсейвания и прекъсвания по време на работа. И да се опитаме да ги намалим с няколко изпитани съвета.
Знаете ли, че заради прекъсвания и разсейване губим до 60 часа месечно от работното си време? Това значи, че всеки ден всеки от нас губи средно до три часа. Това са три от осем часа или над седем работни дни загуба на месец.
Какво ни прекъсва или разсейва? Шумовете в офиса, проблеми с техниката, звъненето на мобилния, социалните медии, лични имейли, онлайн пазаруване, неудобен стол, въпрос на шефа… Списъкът е дълъг. Ето няколко изпитани начина да намалим загубите си. Още сега.
Една тема, един прозорец
Веднъж колега от ИТ отдела ми каза, че Майкрософт трябва да ме вземат за рекламно лице. Била съм нагледно доказателство, че компютърът работи и при над 100 отворени прозореца. Много хора имат навика да държат отворени прозорци с недонаписани мейли, недовършени презентации, непрочетени доклади, за да си напомнят какво имат да свършат. Това забавя самия компютър и е идеална примамка за разсейване. Решението: ако пишете нещо, оставете отворен само един прозорец – този, върху който работите в момента.
Социалните медии
Пристрастеността към социалните медии има психологическо обяснение, подобно на пристрастеността към покера. И при двете положителният ефект е случаен и рядък, но пристрастените продължават да ги практикуват непрестанно заради страха си да не пропуснат нещо. В повечето случаи загубата на време и пари в игра на покер или в разглеждане на социални медии е повече от получените ползи. Решението: Идеята не е да се откажем от социалните медии, а да се ограничим да ги проверяваме по веднъж или два пъти на ден, така че да не ни разсейват. Често като пътувам в асансьора с колеги, виждам как по навик се вади телефона и се „чеква“ какво става във Фейсбук. Ами нищо не става, естествено. По-добре е да си кажем на живо едно усмихнато „здрасти“ и да си пожелаем един на друг хубав ден.
Инвестиция в слушалки
Шумният офис е един от най-често цитираните причини за разсейване. Един път колегата до вас ще говори разпалено по телефона с клиент, друг път на колежката синът й ще е влязъл в университета и тя ще черпи по повода, после двама ще поспорят да се намали или увеличи климатика. Всичко това са прътове в колата на продуктивността. Веднъж излезли от фазата на съсредоточаването, ни трябва два пъти повече време да се върнем там. Решението: За да намалим зависимостта от шумовете в офиса, инвестицията в добри слушалки със заглушаващ ефект може да се окаже добра идея. Слагайки слушалките показваме на колегите, че сме ангажирани и очакваме тяхното разбиране, че имаме нужда да приключим започнатото. Това, разбира се, е неподходящо за фронт офис, където се работи с клиенти. В такъв случай най-доброто, което можем да направим, е да се концентрираме върху това бързо и ефективно да свършим работата за човека през нас.
Техниката на домата
Кухненски таймер във формата на домат помагат на италианеца Франческо Чирило да създаде многомилионен консултантски бизнес за повишаване на продуктивността. През 80-те години на миналия век по време на следването си в университета Чирило използва таймера, с който си приготвя пица, за да се накара да се съсредоточи и да учи без прекъсване поне 10 минути. С течение на времето установява, че оптималното време, за което човек може да се съсредоточи, е 25 минути. Така се ражда „техниката на домата“ или Pomodoro Technique на Чирило. От софтуерен разработчик той става бизнес консултант, писател, мотивационен лектор и т.н. Решението: пробвайте техниката на домата в офиса и не позволявайте прекъсвания преди да чуете сигнала за край (можете да навиете часовник за 25 минути или да свалите и ползвате някое от десетките „Pomodoro technique” приложения за мобилен телефон.
Имате ли други идеи как да намалим разсейването и прекъсванията в офиса? Споделете ги в коментарите.
Написването на този текст отне реално около два часа, разпредени на неравни интервали в продължение на цели три дни. Без прекъсвания несъмнено можеше да стане за час.
RE:MOVE to IMPROVE
RE:MOVE е вътрешна инициатива, която ние, хората от УниКредит Булбанк, възприемаме като вдъхновяващ стимул да подобрим ежедневието си чрез премахване на всичко неефективно. Имейли, срещи, доклади, политики, процеси – всичко, което ни пречи да се развиваме и да бъдем по-добри в работата и живота си. Това е начин на мислене и на живот – свежо ново начало, трансформация. Защо го правим? За да направим нещата по-добри, по-чисти, по-лесни и да намалим напрежението. Да се отървем от всичко, което не носи стойност. Да освободим място и време за наистина ценните неща. Да направим работата си по-приятна, ефикасна и удовлетворяваща. Лесно е – трябва само да се огледаме наоколо.
