Не четете този текст, ако никога не сте се чудили защо сте на копие в кореспонденция по тема, която не ви интересува. Не четете, ако никога не сте се дразнили в 17:59 в петък да получите имейл със спешна задача, а в 8:33 следващия понеделник ви питат „Какво стана с онзи доклад, който ти поисках още миналата седмица?“. Не четете този текст, ако никой не ви пише, ако не пишете на никого, ако не сте били свидетел на разгорещени имейл спорове или не сте участвали в такива…
Средностатистическият офис служител получава около 100 имейла на ден. Ако приемем крайно консервативно, че всеки имейл е по около 100 думи, това означава че на ден прочитаме по 48 страници формат А4. И дори не отварям дума за приложените файлове, които никога не са само 100 думи… Лудост, ще кажете? Не, ежедневие в много офиси.
Нищо чудно, че за някои хора писането и четенето на имейли и „седенето на копие“ се бърка със свършена работа. Работа е, но често нищо не е свършено. Реших да направя нещо, с което да подобря своя ден в офиса, а заедно с това и офис живота на мои колеги, приятели и външни партньори. Направих #ПетъкБезИмейли.
Правилата са прости. В петък чета, но не пращам имейли. Ако наистина има нужда от отговор, го давам лично или по телефона. Самият телефон също е една безкрайна галактика от социални мрежи за комуникация, което само по себе си е отделна тема.
Какво научих от #ПетъкБезИмейли?
- Ден без имейли повишава продуктивността
Изключително полезно е един ден от седмицата човек съзнателно да се замисли на кого и защо праща имейли. Първото нещо, което разбираш, е, че немалка част от имейлите са ненужни, както и слагането на част от хората на копие в тях. Не ти трябва #ПетъкБезИмейли, за да разбереш, че много от тях просто не се четат. Колкото повече пращаме, толкова по-малко ще успяваме да работим #ЗаВажнитеНеща и да се фокусираме върху тях. Всеки от нас може да допринесе осъзнато към подобряване на имейл културата в офиса като намали броя на мейлите и хората на копие в тях. Когато човек направи #ПетъкБезИмейли, неговите понеделници, вторници и т.н. също „прихващат“ от добрите навици.
- Общуване без имейл е възможно
Има много други ефективни начини на общуване, за които забравяме. В единия от петъците трябваше да предам важна презентация на колега. Вместо да ползвам имейла, просто се разходих няколко етажа. Освен че се раздвижих, на място направихме няколко промени в презентацията, а в разговора научих новини, които улесниха работата ми в други съвместни проекти.
- Вожда и индианеца
Говорих с доста хора на тема ефективно управление на електронната поща и установявам, че има два основни вида офис имейли. С едните възлагаш на някого да свърши работа, нерядко слагайки на копие цяло войнство от неговите мениджъри. С вторите отчиташ свършена работа, която някой ти е възложил, отново триумфално слагайки на копие порядъчно количество свои мениджъри. Те пък от своя страна включват твоята свършена работа в имейл доклади за своята свършена работа, с която се отчитат по мейла на друга група по-големи мениджъри… Картината, която описвам, е хиперболизирана. Но възможна.
- Имейлът е полезен, когато се използва правилно
Безспорно той е бърза и ефективна форма на общуване. В един от петъците без имейли напълно съзнателно изпратих два имейла с благодарност към колеги за добре свършена от тях работа. Други колеги извън България получиха от мен важна за тях информация, която да улесни работата им. Имейлът е полезен, просто трябва да се ползва с мисъл. Следващият път преди да започнете да пишете, просто се запитайте – има ли и по-добър начин.
Ще го направя ли отново?
100%. Всеки петък ще е #ПетъкБезИмейли, с изключение на извънредни ситуации. Пробвайте и вие.
Какво следва?
Какво мислите за #ДенБезОфисСрещи? И кой да е този ден?
