През лятото когато е време за мечтаната почивка, една от задължителните стъпки в подготовката за ваканция е настройването на автоматично имейл съобщение, което показва на колегите, че сме извън офиса. Звучи като лесна задача, но за да бъде ефективно, то трябва да съдържа няколко задължителни компонента. Ето няколко добри практики, които използвам, когато се подготвям да бъда „out of office“ (от англ. език – извън офиса):
Започнете с най-важната информация
Задължително посочете периода, в който ще отсъствате. Дайте насока на колегите си към кого могат да се обърнат в случай, че някой ви замества. Ако има неотложна задача, която спешно изисква вашето внимание, оставете инструкции как биха могли да се свържат с вас. Може да оставите мобилен телефон за директна връзка, или инструктирайте да ви пишат мейл със заглавие „спешно“, за да реагирате при първа възможност.
Не издавайте прекалено много детайли
Дългите „out of office“ съобщения, които дават много информация, могат да бъдат досадни за техните читатели. Не е необходимо да разказвате точно къде сте и какво правите. За получателите най-важно е да разберат кога отново биха могли да се свържат с вас. Освен това, от гледна точка на мерки за сигурност, не издавайте излишна информация, особено в автоматичното ви съобщение, което ще получат тези, които са ви адресирали извън организацията.
Внимавайте за правописа и пунктуацията
Понякога в бързината да отметнем тази задача и да пуснем автоматичното съобщение в деня преди отпуската, допускаме грешки. По-сериозни такива могат да бъдат датите, в които ще отсъстваме, или в името и контактите на нашия заместник. Погрижете се съдържанието и правописа на съобщението ви да са коректни – все пак то ви представлява във вашето отсъствие.
Бонус съвет
Неизбежно идва и моментът, в който почивката е свършва и се връщаме обратно на работа. Тогава не забравяйте да изключите „out of office“ съобщенията и да отговорите на колегите, които са ви писали докато сте отсъствали.
Ето и три примерни съобщения, които можете веднага да адаптирате за вашия „out of office“ имейл:
- Благодаря за вашия имейл! Ще бъда извън офиса от (дата) до (дата). При нужда от спешно съдействие, моля обадете ми се на мобилния телефон (номер) или ми пишете имейл със заглавие „спешно“ и ще ви отговоря при първа възможност.
- Благодаря, че се свързахте с мен! В отпуск съм до (дата) и имам ограничен достъп до мейлите си. За съдействие се свържете с (име и мейл на колегата, който ви замества). Мейлът Ви няма да бъде автоматично препратен. Ще Ви отговоря при първа възможност, когато се върна.
- Благодаря Ви за мейла! Извън офиса съм до (дата), затова може да има забавяне в отговорите ми. При нужда от спешно съдействие можете да се свържете с мен на (телефонен номер).
