Доста често в ежедневието ни се налага да намираме начин за оптимизиране на времето за задачите си.
В отношенията с клиентите ни, се стараем да сме максимално гъвкави. Още преди няколко години въведохме използването на електронни документи и електронно подписване на документи в нашите процеси.
Като организация, която непрекъснато се грижи да подобри средата за работа на своите служители, все по-актуалното електронно подписване на документи е една много важна тема за нас.
По време на Covid-19 успешно въведохме електронни подписи за вътрешните ни документи. Това имаше директен ефект върху времето, за което въвеждахме промените, подписвахме процедури, а също така ни даде възможност за изцяло дистанционна работа.
Ефектът на тази голяма промяна ни мотивира на търсим вариант да въведем електронни подписи и в други сфери от нашата вътрешна комуникация.
Опитът, натрупан от новия дистанционен начин на работа и добрите практики, въведени през последните две години (например електронно подписване, дигитализация на процеси, оптимизиране на работата с документи на хартия), ни показаха колко голям може да бъде ефектът от дигитализацията и ни направи още по-уверени, че можем да приложим прогреса все по-широко.
Преди няколко месеца имахме конкретна задача, която изискваше в кратки срокове да бъдат подписани хиляди документи от почти всеки служител на банката. Намерихме решение с помощта на наш дългогодишен партньор (IBS Bulgaria) и техния софтуерен продукт (DigiSign), който съответства в голяма степен на нашата нужда. Електронното подписване на документи, свързани с трудовото правоотношение, от процес изцяло на хартия и свързан с движение на хора и документи, се превърна в много опростена процедура която отнема не повече от минута. Сериозната работа от двете страни ни позволи за много кратко време да въведем съвсем нов процес за документална комуникация между колегите от „Грижа за хората и социално партньорство“, отговорни за администриране и съхранение на документите, и всички останали служители на организацията.
Вече всички ние като служители разполагаме с индивидуалните си документи, свързани с трудовото ни правоотношение с банката в електронен вариант и с много по-бърз и лесен достъп до дигитално подписаните документи, съхранявани в HeRMeS Self Services, която ползваме от години. Удовлетворени сме и от факта, че подобна дигитализия има положителен ефект върху опазването на околната среда и ще допринесе и допринася за устойчивото развитие на нашата планета.
Успехът беше повече от задоволителен. Над 92% от служителите подписаха електронно документите си и приветстваха промяната.
Екипът, който работи над проекта - колегите от Грижа за хората и социално партньорство и Информационни технологии, заедно с IBS Bulgaria, го постигнаха в революционни срокове, благодарение на силната си мотивация да улеснят ежедневието на всички над 4000 служители в УниКредит Булбанк и да оставят следа в дигиталното развитие на банката.
От въведения дигитален процес ще могат да се възползват и всички бъдещи служители на банката и нейните дъщерни дружества, които биха могли бързо, лесно и напълно дистанционно да подпишат документите си за назначаване.
Ще продължаваме да работим упорито, докато не превърнем всеки процес, изискващ подписването на хартиени документи, в електронен.
